Les demandes de dons ne débordent plus le budget
Une entreprise visible localement reçoit des demandes de lots — associations, écoles, comités des fêtes. Chacune exigeait une lecture, un arbitrage, une réponse. Et rien n'empêchait de dépasser sans s'en apercevoir le budget annuel de dons.
LE CONTEXTE
Refuser une demande de don est désagréable ; ne pas y répondre du tout est pire, parce que le demandeur est souvent une association locale — donc un relais d'image. Le premier objectif était donc de garantir une réponse à chacun.
Le second était budgétaire : sans compteur, le total des lots accordés ne se découvre qu'en fin d'exercice. La jauge mensuelle rend la limite visible avant d'être franchie.
C'est la réalisation la plus complète techniquement : trois flux distincts, deux outils d'automatisation, un classeur de pilotage, et une logique conditionnelle qui décide quel message envoyer selon le statut de la demande.
LA CHAÎNE MISE EN PLACE
LES PIÈCES
Une exécution par jour, sans interruption
L'historique du flux planifié : dix exécutions consécutives en succès, une chaque matin à 10 h. Ce n'est pas un automatisme ponctuel déclenché par un événement, c'est une routine qui tourne seule.
La logique conditionnelle
Le flux d'envoi : boucle sur les lignes du classeur, deux conditions successives, envoi du message correspondant puis mise à jour de la ligne. Chaque demande reçoit le message qui correspond à son statut — acceptée, en attente, refusée.
L'entrée dans le système
Le flux de liaison entre le formulaire et le classeur : réception, extraction des champs, lecture de la table existante, filtrage anti-doublon, ajout de la ligne. La détection de doublon évite qu'une même association compte deux fois dans la jauge.
Le tableau de suivi
Le classeur de pilotage, colonnes de statut à code couleur. Les colonnes nominatives ont été masquées : la structure et la logique de suivi restent visibles, aucune donnée personnelle ne subsiste.
Un second outil pour un second besoin
Un scénario Make en parallèle : webhook, analyse du fichier reçu, envoi Outlook. L'outil est choisi selon l'écosystème du client, pas selon la préférence du prestataire.
La jauge budgétaire
Mois par mois : lots accordés, limite mensuelle, reste disponible, taux d'utilisation, statut visuel, nombre de demandes. C'est la pièce qui transforme un automatisme en outil de décision. Sur cette capture : quatre demandes et seize lots accordés, d'avril à juin 2026.
Le classeur complet, en version de démonstration
Le fichier réel avec ses formules et sa mise en forme, dont toutes les données nominatives ont été remplacées par des données fictives. Ouvrable et manipulable.
Ce que l'association reçoit
L'email d'acceptation automatique. Le ton est celui d'un partenariat, pas d'un accusé de réception administratif : l'automatisation n'a pas dégradé la relation, elle l'a rendue systématique.
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